——商務部整理合同文檔管理工作側記

　　作為商務部的一員，日常合同、簽收、發(fā)票、匯票與支票管理是我們的重要工作，領導一直也強調大家對于管理文件一定要謹慎、規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都要求做到審查完畢，不把問題推給下一環(huán)的其它同事。

　　合同檔案應以統(tǒng)一管理為原則，堅持標準化、規(guī)范化、科學化，在保管和統(tǒng)計方面，要求文件的齊全、準確和完整。裝訂成冊，案卷首頁為目錄，目錄記載檔案內材料的主要內容、形成時間、排列順序等。

　　每天都經(jīng)歷著合同與簽收的管理工作，每年都會整理并規(guī)劃好合同資料，把已執(zhí)行完的項目與簽收等資料進行封箱存檔，以便更好的管理新的合同。每年度中旬，由小組領導安排，由我跟進完成合同打包工作，打包整理都要大家抽時間完成，有時加班加點的進行，方法與要求提早下發(fā)郵件指導，特別是新同事未操作過的要進行協(xié)助完成。

　　合同貴在利用，重在管理，每年的合同整理工作要嚴格執(zhí)行。2015年6月，我們接到了小組領導的安排，由我們兩個男生幫忙搬運重的資料，提醒大家提前進行資料整理，7月中旬進行裝箱。這不僅是個體力活，也是技術活，我們又迎來了整理大潮，翻箱倒柜的打包裝訂，一本本一箱箱都按要求做好目錄與標示，按照全國各辦事處與年份進行分類，再分裝各箱，郵件知會倉庫同事，對合同與簽收等資料都要整齊劃一的按年份放一整板入倉庫存放。因為工作要求有些合同相關部門還會查閱，商務合同管理會存放兩年的資料在總部，以便后期查找。以換出新的地方以便新的合同整理更方便快捷。

　　每月商務部都會進行研討會議，各小組內工作的配合，案例的分享，工作中好的操作方法介紹，或者是一個能提高大家工作效率的函數(shù)，都能讓我們受益匪淺。小組每位同事都不吝嗇自已的好主意，好方法，與大家分享，為小組為部門貢獻自已的力量。(商濤)